Финансовая отчётность и аудит в Нью-Йорке: гид для малого бизнеса

Финансовые отчёты помогают понять, прибыльный ли ваш бизнес, сколько денег у него есть и какие обязательства нужно выполнить. Они также дают банкам, инвесторам и потенциальным покупателям информацию для оценки компании.

Для малого бизнеса в Нью-Йорке первый вопрос — кому нужны отчёты и какой формат требует их получатель. Отчётность для внутреннего управления, банковского кредита и независимого аудита имеет разное назначение.

Посмотреть предложения специалистов можно в каталоге бухгалтерских и налоговых услуг на TBI Listings, а затем обсудить необходимый объём работы.

Какие финансовые отчёты нужны малому бизнесу?

Практическая основа — три отчёта:

Налоговая служба США, IRS, определяет отчёт о прибылях и убытках и баланс как важные инструменты управления бизнесом и взаимодействия с банками или кредиторами.

В зависимости от цели также могут понадобиться отчёт об изменениях собственного капитала, пояснительные примечания или дополнительные расчёты.

Для повседневного управления попросите бухгалтера подготовить:

• перечень неоплаченных счетов клиентов;
• суммы к оплате поставщикам;
• остатки по кредитам и будущие платежи;
• сравнение с предыдущими периодами;
• объяснение необычных операций.

Почему прибыль и деньги на счёте отличаются?

При методе начисления доход может отражаться до того, как клиент заплатит.

Например, бизнес признаёт $10 000 заработанного дохода, который ещё не получил, и оплачивает $7 000 расходов. Эти операции могут показать $3 000 бухгалтерской прибыли, одновременно уменьшив денежные средства на $7 000.

Спросите, по какому методу учёта составлены ваши отчёты. Проверьте, соответствует ли он требованиям банка или другого получателя: разные отчёты могут готовиться на разной основе.

Финансовые отчёты, налоговые декларации и регистрационные документы

Это отдельные обязанности.

Финансовые отчёты описывают финансовое положение и результаты деятельности бизнеса в соответствии с выбранной основой финансовой отчётности.

Налоговые декларации содержат информацию по налоговым правилам. Федеральные обязательства, требования штата Нью-Йорк и применимые городские налоги зависят от юридической формы и деятельности.

Регистрационные документы поддерживают актуальность сведений о юридическом лице. Корпорации и LLC, созданные в Нью-Йорке или зарегистрированные для работы в штате как иностранные компании, обычно подают Biennial Statement раз в два года в Департамент штата. Этот документ не заменяет финансовую отчётность или налоговые декларации.

Ведите календарь, в котором отдельно указаны налоговые сроки, регистрационные подачи и сроки отчётности по требованиям банков, инвесторов или договоров.

Подготовка отчётов, компиляция, обзорная проверка или аудит?

Эти услуги отличаются объёмом работы и уровнем уверенности, который получает пользователь отчётности:

Обзорная проверка и аудит требуют независимости специалиста. Для компиляции независимость необязательна, но её отсутствие необходимо раскрыть в отчёте.

Аудит финансовой отчётности также отличается от проверки налоговой декларации налоговым органом.

Перед заказом услуги попросите получателя письменно подтвердить необходимый вид работы, основу отчётности, период и срок. Банк, который требует отчётность после обзорной проверки, может не принять компиляцию.

Когда малому бизнесу нужен аудит?

Требование об аудите может возникнуть из-за:

• кредитного договора;
• соглашения с инвестором или акционерами;
• продажи бизнеса или другой сделки;
• гранта или государственного контракта;
• отраслевых или организационных требований.

Само создание LLC не определяет, нужен ли аудит. Проверьте обязанности, которые относятся к вашему юридическому лицу, деятельности и договорам.

Для благотворительных и некоммерческих организаций действуют отдельные правила. Бюро благотворительных организаций Нью-Йорка публикует разъяснения по регистрации и ежегодной отчётности. Требования и исключения нужно проверять для конкретной организации.

Заказывая аудит, уточните независимость фирмы и перечень отчётов, на которые будет распространяться аудиторское мнение. Аудит предоставляет разумную уверенность в отсутствии существенных искажений, но не гарантирует обнаружения каждой ошибки или случая мошенничества.

Что подготовить для бухгалтера или аудитора?

Упорядоченные документы сокращают время на восстановление операций.

Подготовьте:

• бухгалтерские записи и оборотно-сальдовую ведомость, если она есть;
• банковские выписки, выписки по кредитным картам и платёжным сервисам;
• счета покупателям, счета поставщиков и квитанции;
• отчёты по начислению зарплаты;
• кредитные договоры и графики погашения;
• учёт запасов, если он относится к вашей деятельности;
• документы о приобретении оборудования и перечень активов;
• предыдущие финансовые отчёты и налоговые декларации;
• записи о взносах и изъятии средств владельцем;
• требования банка или другого получателя к отчётности.

IRS объясняет, что записи подтверждают финансовую отчётность, налоговые декларации и заявленные расходы. Документы должны связывать отражённые операции с их источниками.

Перед передачей файлов сверьте остатки на счетах, определите отсутствующие документы и объясните необычные переводы. Отделите расходы бизнеса от личных.

Для аудита заранее запросите перечень необходимых материалов. В зависимости от бизнеса процедуры могут включать наблюдение за инвентаризацией, подтверждение остатков или проверку расчётов, которые сложно подготовить в последний момент.

Как выбрать бухгалтера или CPA в Нью-Йорке?

Квалификация исполнителя должна соответствовать услуге.

Специалист по ведению учёта может вносить операции и сверять счета. Налоговый специалист может сосредоточиться на декларациях. Для независимого аудита финансовой отчётности нужны надлежащим образом уполномоченный специалист и фирма.

По разъяснению Управления профессий штата Нью-Йорк, соответствующие услуги по профессиональному подтверждению отчётности могут выполнять только лицензированные CPA или публичные бухгалтеры. Само название «бухгалтер» не подтверждает наличие лицензии.

Перед заключением договора спросите:

• Работаете ли вы с бизнесами в моей отрасли?
• Имеете ли право предоставлять необходимую услугу в Нью-Йорке?
• Готовили ли отчётность для такого типа банка или другого получателя?
• Сможете ли соблюсти срок?
• Какие документы нужны от меня?
• Что входит в стоимость?
• Кто будет отвечать на вопросы после передачи отчётов?

Проверяйте профессиональные данные через Управление профессий штата Нью-Йорк.

Попросите письменный договор с перечнем услуг, ожидаемыми сроками, принципом расчёта оплаты и ориентировочной общей стоимостью. Такой документ рекомендует и официальный гид для потребителей Нью-Йорка.

От чего зависит стоимость услуг?

Конкретный объём работы важнее общего названия «бухгалтерские услуги для малого бизнеса».

На цену влияют количество операций, состояние учёта, количество юридических лиц, запасы, зарплатные расчёты, сложность отчётности, уровень проверки и срок выполнения.

Попросите отдельно оценить:

• исправление и упорядочивание учёта;
• регулярное бухгалтерское обслуживание;
• подготовку финансовой отчётности;
• компиляцию, обзорную проверку или аудит;
• подготовку налоговых деклараций и дополнительное сопровождение.

Так проще сравнить предложения и заранее понять, какие дополнительные расходы могут возникнуть из-за неполных или отсутствующих документов.

Для поиска исполнителей просмотрите бухгалтерские и налоговые компании или предложения профессиональных услуг на TBI Listings. В обращении укажите юридическую форму бизнеса, отрасль, отчётный период, получателя отчётов и конечный срок.