Фінансова звітність та аудит у Нью-Йорку: гід для малого бізнесу

Фінансові звіти допомагають зрозуміти, чи прибутковий ваш бізнес, скільки коштів він має та які зобов’язання потрібно виконати. Вони також дають банкам, інвесторам і потенційним покупцям інформацію для оцінки компанії.

Для малого бізнесу в Нью-Йорку перше питання — кому потрібні звіти та який формат вимагає їхній отримувач. Звітність для внутрішнього управління, банківського кредиту та незалежного аудиту має різне призначення.

Переглянути пропозиції фахівців можна в каталозі бухгалтерських і податкових послуг на TBI Listings, а потім обговорити потрібний обсяг роботи.

Які фінансові звіти потрібні малому бізнесу?

Практична основа — три звіти:

Податкова служба США, IRS, визначає звіт про прибутки та збитки й баланс як важливі інструменти управління бізнесом і взаємодії з банками або кредиторами.

Залежно від мети також можуть знадобитися звіт про зміни у власному капіталі, пояснювальні примітки або додаткові розрахунки.

Для щоденного управління попросіть бухгалтера підготувати:

• перелік неоплачених рахунків клієнтів;
• суми до сплати постачальникам;
• залишки за кредитами та майбутні платежі;
• порівняння з попередніми періодами;
• пояснення незвичних операцій.

Чому прибуток і гроші на рахунку відрізняються?

За методом нарахування дохід може відображатися до того, як клієнт заплатить.

Наприклад, бізнес визнає $10 000 заробленого доходу, який ще не отримав, і сплачує $7 000 витрат. Ці операції можуть показати $3 000 бухгалтерського прибутку, водночас зменшивши кошти на $7 000.

Запитайте, за яким методом обліку складені ваші звіти. Перевірте, чи відповідає він вимогам банку або іншого отримувача: різні звіти можуть готуватися на різній основі.

Фінансові звіти, податкові декларації та реєстраційні подання

Це окремі обов’язки.

Фінансові звіти описують фінансовий стан і результати діяльності бізнесу за обраною основою фінансового звітування.

Податкові декларації містять інформацію відповідно до податкових правил. Федеральні зобов’язання, вимоги штату Нью-Йорк і застосовні міські податки залежать від юридичної форми та діяльності.

Реєстраційні подання підтримують актуальність відомостей про юридичну особу. Корпорації та LLC, створені в Нью-Йорку або зареєстровані для роботи в штаті як іноземні компанії, зазвичай подають Biennial Statement раз на два роки до Департаменту штату. Це подання не замінює фінансову звітність чи податкові декларації.

Ведіть календар, у якому окремо зазначені податкові строки, реєстраційні подання та терміни звітності за вимогами банків, інвесторів або договорів.

Підготовка звітів, компіляція, огляд чи аудит?

Ці послуги відрізняються обсягом роботи та рівнем упевненості, який отримує користувач звітності:

Оглядова перевірка та аудит вимагають незалежності фахівця. Для компіляції незалежність не обов’язкова, але її відсутність потрібно розкрити у звіті.

Аудит фінансової звітності також відрізняється від перевірки податкової декларації податковим органом.

Перед замовленням послуги попросіть отримувача письмово підтвердити потрібний вид роботи, основу звітування, період і строк. Банк, який вимагає звітність після оглядової перевірки, може не прийняти компіляцію.

Коли малому бізнесу потрібен аудит?

Вимога щодо аудиту може виникнути через:

• кредитний договір;
• угоду з інвестором або акціонерами;
• продаж бізнесу чи іншу угоду;
• грант або державний контракт;
• галузеві чи організаційні вимоги.

Саме створення LLC не визначає, чи потрібен аудит. Перевірте обов’язки, які стосуються вашої юридичної особи, діяльності та договорів.

Для благодійних і неприбуткових організацій діють окремі правила. Бюро благодійних організацій Нью-Йорка публікує пояснення щодо реєстрації та щорічного звітування. Вимоги та винятки потрібно перевіряти для конкретної організації.

Замовляючи аудит, уточніть незалежність фірми та перелік звітів, на які поширюватиметься аудиторська думка. Аудит надає обґрунтовану впевненість щодо відсутності суттєвих викривлень, але не гарантує виявлення кожної помилки або випадку шахрайства.

Що підготувати для бухгалтера або аудитора?

Упорядковані документи зменшують час на відновлення операцій.

Підготуйте:

• бухгалтерські записи та оборотно-сальдову відомість, якщо вона є;
• банківські виписки, виписки за кредитними картками та платіжними сервісами;
• рахунки покупцям, рахунки постачальників і квитанції;
• звіти з нарахування зарплати;
• кредитні договори та графіки погашення;
• облік запасів, якщо він стосується вашої діяльності;
• документи про придбання обладнання та перелік активів;
• попередні фінансові звіти й податкові декларації;
• записи про внески та вилучення коштів власником;
• вимоги банку або іншого отримувача до звітності.

IRS пояснює, що записи підтверджують фінансову звітність, податкові декларації та заявлені витрати. Документи мають пов’язувати відображені операції з їхніми джерелами.

Перед передачею файлів звірте залишки на рахунках, визначте відсутні документи та поясніть незвичні перекази. Відокремте витрати бізнесу від особистих.

Для аудиту завчасно попросіть перелік необхідних матеріалів. Залежно від бізнесу процедури можуть включати спостереження за інвентаризацією, підтвердження залишків або перевірку розрахунків, які складно підготувати в останній момент.

Як обрати бухгалтера або CPA в Нью-Йорку?

Кваліфікація виконавця має відповідати послузі.

Фахівець із ведення обліку може вносити операції та звіряти рахунки. Податковий спеціаліст може зосереджуватися на деклараціях. Для незалежного аудиту фінансової звітності потрібні належним чином уповноважений фахівець і фірма.

За поясненням Управління професій штату Нью-Йорк, відповідні послуги з підтвердження звітності можуть виконувати лише ліцензовані CPA або публічні бухгалтери. Сама назва «бухгалтер» не підтверджує наявність ліцензії.

Перед укладенням договору запитайте:

• Чи працюєте ви з бізнесами в моїй галузі?
• Чи маєте право надавати потрібну послугу в Нью-Йорку?
• Чи готували звітність для такого типу банку або іншого отримувача?
• Чи зможете дотриматися строку?
• Які документи потрібні від мене?
• Що входить у вартість?
• Хто відповідатиме на запитання після передачі звітів?

Перевіряйте професійні дані через Управління професій штату Нью-Йорк.

Попросіть письмовий договір із переліком послуг, очікуваними строками, принципом розрахунку оплати та орієнтовною загальною вартістю. Такий документ рекомендує й офіційний гід для споживачів Нью-Йорка.

Від чого залежить вартість послуг?

Конкретний обсяг роботи важливіший за загальну назву «бухгалтерські послуги для малого бізнесу».

На ціну впливають кількість операцій, стан обліку, кількість юридичних осіб, запаси, зарплатні розрахунки, складність звітності, рівень перевірки та строк виконання.

Попросіть окремо оцінити:

• виправлення та впорядкування обліку;
• регулярне бухгалтерське обслуговування;
• підготовку фінансової звітності;
• компіляцію, оглядову перевірку або аудит;
• підготовку податкових декларацій і додатковий супровід.

Так легше порівняти пропозиції та заздалегідь зрозуміти, які додаткові витрати можуть виникнути через неповні або відсутні документи.

Для пошуку виконавців перегляньте бухгалтерські та податкові компанії або пропозиції професійних послуг на TBI Listings. У зверненні вкажіть юридичну форму бізнесу, галузь, звітний період, отримувача звітів і кінцевий строк.